Tags: Links
All Categories
Featured
Table of Contents
Misschien drastisch, maar als je er zeker van wil zijn dat jij je wil concentreren voer je één werkdag in waarin er niet gepraat wordt. (Oke, een halve mag ook.) We bedoelen dan niet alleen dat geklets over ditjes en datjes, maar praten in het algemeen (spel huis inrichten) (schapenvacht24.nl). Complete stilte, dus. Je zult verbaast staan over de hoeveelheid werk die je opeens gedaan krijgt wanneer niemand je stoort.
Houd een ‘inloopuurtje’ en voorkom dat jij gedurende de dag gestoord wordt met ad hoc zaken. Kader je tijd in waarop je wel gestoord mag worden, bijvoorbeeld vóór de lunch van 11:00 tot 12:00. Geef duidelijk aan collega’s aan dat ze alleen tijdens het inloopuurtje je kantoor mogen binnenkomen om je te storen.
Zonder dat je het op dat moment nodig hebt, open je dan toch sneller even whatsapp om te kijken of je nog een nieuwe melding hebt. Weg concentratie. Richt daarom je telefoon zo ‘prikkelvrij’ in: Het startscherm van je telefoon, daar hoort helemaal niets te staan (spel huis inrichten). Oké, 1 of 2 apps zijn toegestaan, maar kies daarvoor wel de meest belangrijke.
Wat kies je wel? Één app die je een helder hoofd bezorgt. Niet heel spannend of leuk, maar gewoon een app die ervoor zorgt dat jij bovenop je taken en projecten zit. Denk aan de app Todoist of Braintoss. Één app die een goede gewoonte stimuleert. Neem jij je bijvoorbeeld al weken voor om meer te bewegen, zet dan bijvoorbeeld Runkeeper op je eerste pagina.
Dit soort apps zijn namelijk een te grote afleiding bron (spel huis inrichten). Die krijgen dus een plekje waar ze dus niet zo snel in het oog springen. Op de tweede pagina plaats je de apps die je het meest zou moeten gebruiken. Productieve apps die je leven een stuk makkelijker maken en die doen waar je smartphone voor bedoeld is.
De derde en volgende pagina’s, daar plaats je al die stoorzenders. Natuurlijk wil je soms even je Facebook tijdlijn checken, maar nu gebeurt dat alleen wanneer jij er voor kiest, niet wanneer het icoontje jou afleidt. Nieuws-apps, social media-apps, games – al die zaken, krijgen dus een mooi plekje. – na die slimme apps! Op naar een minder afleidend toestel en meer concentratie! Wil je er echt zeker van zijn dat je niet afgeleid wordt door je telefoon, bijvoorbeeld tijdens een belangrijke meeting of bij het uitvoeren van een (denk)taak, zet dan zwaarder geschut in: Een taak waarbij jij het je echt niet kunt veroorloven om uit je concentratie gehaald te worden? Gebruik de functie ‘auto modus’ op je i, Phone.
Je zult dan namelijk eerst de modus moeten uitschakelen. spel huis inrichten. Heel handig: zodra je de modus aan hebt staan, stuurt hij automatisch een bericht terug aan je contactpersonen om te laten weten dat je op dit moment écht geen tijd hebt. Dit kun je volledig personaliseren. Een noodgeval? Berichten die verstuurt worden met ‘urgent’ komen gelukkig wel door, net als telefoontjes waarbij je in een korte tijd 2 keer gebeld wordt.
Instellen doe je zo. Je telefoon een stoorzender? Niet meer! Vanaf nu is jouw concentratie niet meer afhankelijk van een storende notificatie, maar check jij jouw smartphone op door jezelf vastgestelde momenten, bijvoorbeeld in je pauze. Die zijn ook heel belangrijk voor je concentratie. Te lang en te geconcentreerd aan een taak blijven doorbuffelen, werkt niet en zal alleen maar averechts werken.
Het heeft direct effect op je concentratie en productiviteit, (maar wel als je het goed doet): Verlaat je werkplek. Snel een bammetje aan je bureau eten, geeft je brein toch niet echt het gevoel dat het mag rusten. Al pauzeer je in de vergaderruimte, geef je hersenen een teken dat het mag herladen.
Je reset je brein door het wat afleiding van je werk te geven en je boost gelijk je energie met wat beweging. Geen sportschool tegenover je kantoor of ruimte om je yogamatje uit te rollen, maak dan gewoon een wandeling. Werkt ook prima. Het scherpe randje van een drukke ochtend van je afschudden? Mediteer.
Je hoofd rustig, jij rustig. Druk? Neem dan juist pauzes. spel huis inrichten. Dit hoeven geeneens lange pauzemomenten te zijn, maar een paar breaks van 5-10 minuten doen ook wonderen voor het vasthouden van je concentratie! En wanneer neem je dan een break? Ook daar zijn richtlijnen en time management tips voor. Dit zijn de 3 beste momenten om pauze te nemen: Wat werkt wetenschappelijk het beste? 52 minuten werken met vervolgens een break van 17 minuten.
Misschien is het natuurlijk ritme daarom realistischer voor een kantoorwerker: 90 minuten werken met een break van 20 minuten. Nog te lang, dan is de Pomodoro-techniek wellicht de beste pauze methode voor je. 25 minuten werken en vervolgens 5 minuten pauzeren - spel huis inrichten. Ideaal voor je concentratie en zeer realistisch in een drukke kantooromgeving.
Tijd dus om wat efficiëntie erin te brengen met deze time management tips! Is dat rode bolletje bij je mail app permanent aanwezig en staat er altijd wel iets in je inbox? Krijg overzicht door de meuk weg te werken en begin fris met een lege inbox en dat binnen een half uurtje! (Ja, dat kan!) Verzamel eerst al je mails in één map, noem deze ‘Backlog’.
Verwijder nu alle rotzooi in de map ‘Backlog’ waar je niet op zit te wachten: reclames, mededelingen dat je een i, Phone hebt gewonnen of nieuwsbrieven die je toch niet leest. O, die nieuwsbrieven? – Schrijf je uit. Al een stapje dichter bij een lege inbox? – Check.) Nu blijven de mails over die een actie verwachten.
Voor de mails die niet langer dan een half uur nodig hebben om te beantwoorden, mag je een speciaal mapje maken: ‘Beantwoorden’. Pleur ze er allemaal maar in. Plan nu één á anderhalf uur in je agenda om deze te verwerken en te beantwoorden - spel huis inrichten. (Tip: na de lunch, wanneer je waarschijnlijk jouw dipje hebt en al het belangrijke denkwerk er al op zit.) Die ene mail waar je reuze veel voorwerk en onderzoek voor moet doen voordat je hem kunt beantwoorden? – Geef deze XL-mails een eigen afspraak in je agenda zodat je er later aan kunt werken.
‘Weggooien’ dus. En wat dan met persoonlijk gerichte of werkgerelateerde mails? Je krijgt een mail van een collega betreffende de vergadering die al geweest is. Deze heb je niet meer nodig, dus ‘weggooien’. Een andere collega stuurt je het notulen overzicht van die betreffende vergadering. Deze heb je wellicht nodig in de toekomst, ‘archiveer’ deze.
Memo van je baas waarin hij een korte terugkoppeling vraagt over de vergadering van zojuist? Mwah, duurt niet lang, ‘meteen beantwoorden’! Je stagiair stuurt het jaarverslag terug, maar je ziet dat er nog iets ontbreekt. Toch maar even bespreken. Dit wordt ‘later doen’: zet het op je 1:1-lijst. Je baas mailt je of jij de volgende vergadering wil organiseren, inclusief presentatie! Dat heb je niet 1,2,3 gedaan.
Pak je agenda en takenmanager er maar bij! Voila; een lege inbox, de informatie verwerkt en alles overzichtelijk geordend. Fijn gevoel toch? Nu jouw inbox leeg is, wil jij ook niet de oorzaak zijn van overvolle inboxen bij anderen, mail daarom slimmer: Een mail is nooit dringend. Punt. Je kunt dus wel claimen dat je “zo snel mogelijk” of “vandaag nog” een reactie wil ontvangen op jouw ‘urgente’ mail, maar onthoud deze vuistregel: “Je mailt simpelweg nooit wanneer je boodschap dringend is.” Het medium is bedoeld om iemand een boodschap te sturen die hij kan lezen wanneer het hem uitkomt.
Is de kwestie dus zo urgent en hangen er serieuze consequenties vanaf als jouw collega niet binnen 10 minuten zijn mail beantwoordt? Bel diegene dan of loopt simpelweg even zijn kantoor binnen. (Wel pas nadat jij er zelf zeker van weet dat het werkelijk dringend is, en niet alleen dringend lijkt!) Is de kwestie toch minder dringend dan dat jij bij voorbaat dacht? Stel een nette mail op, wel pas nadat je dit punt in overweging hebt genomen: Is de kwestie zodanig ingewikkeld of komt er simpelweg veel informatie bij kijken? Stuur dan liever geen mail, maar nodig de ontvanger uit voor een gesprek waarin je de kwestie met elkaar bespreekt.
Zet het op je 1:1-lijst en bespreek het op de ouderwetse manier; face-to-face. Beslist dat jouw kwestie mail-waardig is? Vermijd veel voorkomende mail fouten door eens anders te werken: Bijlage vergeten toe te voegen? Stom. spel huis inrichten. Voorkom dit door je mails in de omgekeerde volgorde op te stellen. De eerste keer dat je dit doet, voelt het misschien onwennig, maar zo kun je er zeker van zijn dat je jouw mail niet per ongeluk tussentijds verstuurd (mét ontbrekende bijlagen en een halve tekst!).
Vervolgens ga je met de (beknopte) inhoud van je bericht. Hier zometeen meer over. Daarna vul je de onderwerpregel in. Ten slotte vul je de ontvanger(s) in, pas als allerlaatste. Bijlagen toegevoegd? Check, check, dubbelcheck! Op naar de inhoud: Het is onnodig dat jouw collega eerst door oneindig veel ‘fluf’ moet lezen, voordat ze bij de reden van jouw mail aankomt.
Dit kan een antwoord op een vraag zijn, een akkoord op een offerte of het vaststellen van een vergadering. Open je mail daarom gelijk met de kern van je verzoek en wat je van de ander verwacht. “In de bijlage vind je de offerte die ik heb opgesteld naar aanleiding van het gesprek met klant x, afgelopen donderdag.
Wil je er daarnaast zeker van zijn dat je niet constant heen en weer blijft mailen? Doe dan dit: Die vergadering op donderdagmiddag komt je bij nader inzien toch niet uit. Je mailt je collega dat je niet kunt en stelt voor de vergadering te verplaatsen naar vrijdagochtend. Daarop krijg je weer een mail terug dat dat niet schikt.
etcetera, etcetera (spel huis inrichten). 5 jaar en 1 volle inbox later hebben jullie eindelijk een geschikte oplossing gevonden. Dat kan (en moet) slimmer! In plaats van het balletje heen en weer te slaan, geef je opties: “Helaas komt mij de vergadering van donderdagmiddag niet uit doordat klant X onverwacht diezelfde dag een evaluatie wil bespreken.
Laat mij even weten of dat moment voor jou uitkomt. Is dit niet het geval, heb ik nog 3 andere mogelijkheden: Maandag 9:00 Dinsdag 11:00 Donderdag 10:30” Als dat niet makkelijk is. Reden nummer 1 voor onnodig heen en weer gemail? – Afgewend. Reden nummer 2? Vervelende, maar soms onvermijdelijke groepsmails: Er is niets zo vervelend als in een whatsapp groep zitten waarin verschillende mensen een gesprek houden waar jij geen deel van uitmaakt.
Wil je bijvoorbeeld een afspraak plannen tussen meerdere personen, maak dan gebruik van Datumprikker of Doodle - spel huis inrichten. Zo voorkom je onnodig heen en weer gemail. Valt het toch niet te vermijden? Benoem dan het bericht en de bijbehorende acties, per persoon, apart. Zo voorkom je dat jij steeds je inbox moet openen voor nutteloze berichten.
Donderdag zal ik namelijk een kopie naar de klant moeten versturen.” Niets meer en niets minder. Zodra jij er zeker van bent dat je bericht van alle kanten klopt (geen spelfouten en vergeten bijlagen dus), heeft jouw perfecte mail een perfecte onderwerpregel nodig: “!!! BELANGRIJK: LEZEN en BEANTWOORDEN graag :)” Krijg je ook vaak zulke mails van je collega (of maak jij je er zelf schuldig aan)? Pak het slimmer aan: Geen uitroeptekens, alles in hoofdletters of andere signalen waarmee jij wil aanduiden dat jouw mail ‘urgent’ is.
Table of Contents
Latest Posts
Musée Tapisserie
Tissu De Tapisserie
Agrafeuse Tapisserie
More
Latest Posts
Musée Tapisserie
Tissu De Tapisserie
Agrafeuse Tapisserie